Buscando una aplicación para implementar GTD: Parte 1

Hace algunos meses me leí el famoso «Getting Things Done» de David Allen, para los que no saben qué es les cuento que es un sistema para mejorar la productividad. Muchos piensan que GTD es una aplicación o algo así, la verdad es que no. El sistema puede aplicarse en cualquier entorno, papel y lápiz, en una aplicación, en más de una, etc. Por lo que el tema (o desafío) es cómo implementarlo. Quizá en otro minuto que me sienta más seguro y haya probado lo útil (o no) le dedique uno o varios artículos a explicarlo :), sin embargo, buenos recursos existen; y les sugiero que partan por la serie sobre GTD que escribió Barto Pena de ThinkWasabi. Sin embargo, para que se entienda algo el artículo, les adelanto que la base se fundamenta en el manejo correcto en las clásicas “listas de tareas” (o su equivalente en inglés mucho más explicativo: las todo lists).

Me resulta bien difícil aceptar que habiendo tantas aplicaciones que pregonan este sistema, la verdad es que aún no logro dar con una que cumpla todos mis requisitos:

  • Versión móvil: Desde que tengo mi Optimus One, ya no resulta lógico tener que esperar llegar a mi casa o encender el equipo para anotar algo que tengo que hacer, menos aún, escribirla en algún lugar y luego re-escribirlas cuando vuelva a tener acceso. Es impresionante la cantidad de aplicaciones que aparecen al buscar por “GTD” en la Play Store o en la App Store, muchas de ellas no cuentan con una versión de escritorio u otra web.
  • Versión para escritorio: En realidad, a estas alturas estoy más en el navegador que fuera de éste (el resto es en alguna terminal) por lo que una versión de escritorio es deseable, pero no requisito. En ese sentido que tenga alguna clase de soporte para la terminal sería más importante. La cosa es que la pueda utilizar desde mi laptop.
  • Etiquetas (tags, labels…): Muchas aplicaciones de To-Do’s cuentan con la posibilidad de tener carpetas y subcarpetas (o listas y sublistas… la idea se entiende), pero tal como lo indica la analogía: es imposible tener una misma tarea en más de una carpeta. En algunos casos es útil cuando son las tareas que corresponden a un proyecto. En GTD, un “proyecto” es cualquier tarea que requiera más de una acción. Por lo tanto va desde tener que llevar el auto al mecánico o conquistar el mundo. ¿Qué ocurre cuando queremos “filtrar” por las tareas que más próximas?, la mayor parte de las veces nos tenemos que conformar con navegar por cada lista y en el mejor de los casos podemos agruparlas por el “due date[1]. Un ejemplo de esto es lo que ocurre con Wunderlist o el sistema de tareas que tiene implementado Gmail.
  • Contexto: Este punto refiere a que muchas de las tareas tienen que ser realizadas en algún entorno en particular, así hay cosas que podemos (o tenemos) que hacer en nuestra casa, mientras que hay otras que sólo pueden ser ejecutadas en nuestro lugar de trabajo o en ninguno en particular. Desde el punto de vista de una aplicación esto está bien ligado a lo anterior, y en general si es que acepta contextos, probablemente también acepta etiquetas. Más aún, lo más probable es que los contextos no sean más que tags.
  • No intrusiva: Un aspecto al cuál el autor de la mucha importancia es que el sistema no puede interponerse entre uno y el trabajo por hacer. Con esto me refiero a aplicaciones como estas:
  • Uso de teclado: Con el tiempo he aprendido a valorar a mantenerme lejos del mouse lo más posible. De ahí que utilice la terminal, vim, pentadactyl (extensión tipo vim para firefox) y hasta haya cambiado mi amado openbox por xmonad (sí, sí… escribiré un artículo cuando termine la configuración). La mayor parte de las aplicaciones son “mouse-centered”, como Evernote, Wunderlist, Wunderkit, Flow, Evolution, Chandler, … etc.
  • Rápida: Esto tiene mucha relación a los dos puntos anteriores, Allen insiste en que el tiempo que uno pasa dentro del sistema tiene que ser el mínimo posible, por lo que debe ser simple (y ŕapido, valga la redundancia) agregar tareas y luego poder procesarlas.
  • Fuzzy date: Por desgracia no sé como traducir esto, pero me refiero a poder agregar una tarea con fecha de una forma simple, por ejemplo:
  • “Turno todos los lunes”
  • “Presentación del proyecto el próximo martes”

Por supuesto, que esto significa que hay que ingresar las tareas en inglés (al menos lo referente a la fecha). No tengo conocimiento si alguna aplicación puede entender las inmensas complejidades del castellano como para poder implementar algo similar en nuestro idioma. Este punto, nuevamente se relaciona tangencialmente con lo anterior, quiero que agregar una tarea sea un proceso rápido y transparente.

  • Libre: Siendo un seguidor del software libre, es obviamente un punto importante a considerar.
  • Precio: Francamente no tengo problemas en gastar un par de dólares en una aplicación que cumpla todas mis expectativas. Tampoco me molesta si es gratis, o si es gratis, pero con ads (siempre y cuando no sean demasiado invasivos).

Eso sería por esta entrega, en la próxima veremos algunas alternativas ;)

[1]: Fecha de vencimiento de la tarea, preferí no traducir el término principalmente por 2 razones; 1) es muy largo y 2) la mayor parte de las interfaces están en inglés y utilizan esa palabra, las que están en español utilizan traducciones diferentes.

13 thoughts on “Buscando una aplicación para implementar GTD: Parte 1

  1. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Hace algunos meses me leí el famoso «Getting Things Done» de David Allen, para los que no saben qué es les cuento que es un sistema para mejorar la productividad. Muchos piensan que GTD es una aplicación o algo así, la ……

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  2. Desde que conocí el método GTD lo he querido implementar en mi trabajo y he probado no pocas aplicaciones para “tener el control” de la situación, ya fueran de escritorio o web. Y me quedo con las siguientes:
    1. Por simple y eficiente me gustó SIMPLEGTD.COM
    2. Por las posibilidades que ofrece probé Evernote como gestor GTD, pero en linux la aplicación de escritorio no existe (he probado Nevernote) y en web pierde muchas funcionalidades, pero para que os hagáis una idea os dejo éste enlace :http://blog.davidtorne.com/es/2011/07/como-implemento-mi-gtd-con-evernote/
    3. Remember the milk es muy buena, pero pese a que la utilicé bastante tiempo nunca llegué a acostumbrarme a su interfaz. Lo explica mejor Berto Pena en su Screencast :http://vimeo.com/4256453, además de sus características.
    4. Pero desde hace ya algún tiempo utilizo la que me parece más completa y se acomoda más a mi manera de trabajar: GQUEUES. La descubrí por casualidad y desde el principio me ha parecido una gran opción. Tiene multitud de opciones y este año la han mejorado mucho. Tiene además una versión de pago en la que se puede vincular con Gmail y Gcal.
    Una de las cosas que más valoro es el poder imprimir de forma rápida las tareas, decidiendo si quiero solo el enunciado, las notas, las etiquetas…etc. También ofrece muchas opciones de ordenado, por fecha de creación, por etiqueta, por nombre…
    Su interfaz es intuitiva y está completamente basado en la interfaz del correo y el calendario de Google.
    Lo que echo de menos, y creo que es su punto débil es el buscador, aunque desde el blog oficial han prometido solventarlo lo antes posible.

    Espero que os ayude, a mi me llevó bastante tiempo llegar a estas conclusiones.

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    • Gracias por comentar :).

      Pues la verdad es que no conocía Gqueues, se ve bastante interesante… el único problema que le veo de entrada es que no tiene una versión móvil, aunque quizá sea superable considerando la cantidad de apps que se sincronizan con google taks y google calendar.

      ¿Sabes cómo almacena las tareas? ¿Te las guarda como una “task” en Google Tasks?

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  3. Muy buena entrada, y si es muy difícil de encontrar un programa que satisfazga al usuario, tanto así que uno de los proyectos que pasaron por mi mente realizar fue uno de estos enfocado a empresas. Seguiré pendiente.

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  4. Fabuloso!
    Creo que has resumido de forma magistral lo que debería ser una aplicación GTD actual (y llevo tiempo buscando) y las respuestas que han dado dan una idea clara de la situación.
    En mi caso dado que soy bastante novato, que no nuevo, en Linux y en el mundo de los Tablet, este tema se esta convirtiendo en un problema serio, ya que además por requrimientos laborales debo seguir usando Windows.
    El enfoque que le estoy dando a esta busqueda es el de tratar de simplificar al máximo las herramientas y por ahora parece que Evernote pueda llevarse la palma, pero no tengo acceso a ella en el trabajo, ya que ahí el rey es OneNote (cómo lo echo de menos en Linux).
    En fin que sigo investigando y si encuentro una forma ya os la contaré.

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    • Perdona, por alguna razón nunca me llegó el aviso de tu comentario :(.

      ¿Y qué hiciste al final? Una de las cosas que a mí no me gustó de evernote es que está muy centrado en el uso del mouse y que por otra parte carecía de cliente de escritorio. Hay uno para windows que he visto que es bien bueno =/.

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    • En Ubuntu la aplicación de escritorio para Evernote se llama Nixnote y se integra sin problemas.
      Evernote tiene muchas cualidades, para mi trabaja bien en multiplataforma: el movil, tablet, pc., etc Pero no funciona como un gestor de tareas con fechas, ya que no fue creado para eso. Así que de momento sigo buscando.

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  5. Muy buen artículo. Yo he estado trabajando durante unos meses con Remember the milk, y me parece la aplicación casi perfecta para esto. Lo que encuentro es que le falta algo para organizar las acciones que tengan que ver con algún proyecto. Se puede hacer creando listas inteligentes, pero a mi me gustaría que estas fuesen sublistas de una lista llamada proyectos, por ejemplo, y así si tienes muchos en marcha no tienes una lista enorme. Para mejorar su interfaz hay complementos para Chrome y Firefox, y la diferencia es abismal. Es importante tener la versión de pago, ya que a la gratuita le faltan cosas importantes como por ejemplo la sincronización en tiempo real desde el móvil.

    Ahora esto probando Facilethings. Es una aplicación especificamente diseñada para GTD, y aunque es una aplicación muy buena, de momento le falta la aplicación móvil (sus creadores dicen que estará disponible para Septiembre), pero mientras tanto estoy probando de recopilar con Evernote, ya que permite sincronizar con esta aplicación.

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    • Perdona, por alguna razón nunca me llegó el aviso de tu comentario :(.

      Cuando empecé a redactar el artículo pensaba que me iba a descartar por RTM, pero finalmente no lo hice, pero no quiero adelantarme :P.

      No conozco facilethings, le echaré una mirada… gracias por el dato!

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  6. Muchas gracias por este articulo et las aplicaciones de productividad.
    Te consejo une otra aplicacion apra gestionar efectivo el tiempo. Esta aplicacion es Beesy, que no sólo me permite tomar notas, sino también para gestionar mis tareas. Beesy genera automáticamente listas de tareas a partir de sus notas. Puede ver las tareas por persona, proyecto o acción. Además, se genera un informe con un diseño profesional que fácilmente se puede enviar por correo electrónico.
    Recomiendo la aplicación a los involucrados en muchas reuniones de negocios

    Saludos,

    Sonia

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    • Gracias Sonia por comentar :).

      No la conozco, nunca la había escuchado… supongo que es porque debe ser nueva o la descarté de plano por alguna razón que en este minuto no recuerdo. Por como la mencionas parece ser bastante interesante, así que le echaré una mirada ahora.

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  7. Como ya les comenté, nunca me informó que habían comentarios en este artículo así que pensé que ya no había nadie interesado dejé botado el tema y no seguí investigando más. Ahora que por casualidad me topé con mi propio artículo (xD!!), veo que estaba equivocado así que continuaré.

    Mil perdones mis queridos comentadores!

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